نوشتن ایمیل رسمی

نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی

نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی به عنوان یکی از زیر شاخه های رایتینگ زبان انگلیسی به عنوان هدف عده ی زیادی از زبان آموزان برای یادگیری و مدرسین زبان انگلیسی برای آموزش شناخته شده است . برای بسیاری از شرایط رسمی و کسب و کار ، ایمیل ها رایج ترین حالت برقراری ارتباط رسمی هستند یعنی درست بودن آنها از اهمیت زیادی برخوردار است .

اگر چه ایمیل ها همیشه به اندازه ی نامه ها رسمی نیستند اما هنوز هم می بایست رسمی باشند تا تصویری مناسب را از فرستنده ی خود منتقل کنند . ایمیل های رسمی همیشه برای مقاصد کسب و کار مورد استفاده قرار نمی گیرند بلکه برای ارتباط با دانشگاه ها ، درخواست کار و غیره نیز استفاده می شوند و در این حالت ها از محبوبیت زیادی نیز برخوردارند .

در این مقاله به چگونگی نوشتن یک ایمیل رسمی در زبان انگلیسی و اجزای آن اشاره کرد و نکاتی را با توجه به تجربیات مدرسین مجرب موسسه ی زبان انگلیسی آریاناپارس ارائه خواهیم کرد .

چگونگی نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی

برای نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی 5 مرحله ی بسیار ساده وجود دارند ، با رعایت این 5 مرحله می توانید اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما از رسمیت مناسبی برخوردار است .

1. با سلام و احترام شروع کنید
2. از گیرنده تشکر کنید
3. هدف خود را بیان کنید
4. سخن پایانی خود را بیان کنید
5. با عبارات پایان بخش نوشته ی خود را تمام کنید .

اکنون به بررسی هر کدام از این 5 مرحله و بیان توضیحاتی راجع به هر یک می پردازیم .

1. با سلام و احترام شروع کنید .

همیشه ایمیل رسمی را در زبان انگلیسی با سلام و احترام آغاز می کنیم ؛ عباراتی مانند Dear X . اگر رابطه ی شما با خواننده ی ایمیل یک ارتباط رسمی یا کاری است ، از نام خانوادگی استفاده می کنیم مثلاً Dear Mr. X . اگر ارتباط شما قدری صمیمانه تر است می تواند به سادگی از عبارات Hi X استفاده نمایید . اما اگر شما مخاطب نامه را نمی شناسید یعنی به عنوان مثال برای دانشگاهی نامه نوشته اید که مشمول پذیرش آن دانشگاه را نمی شناسید ؛ در این صورت از عبارات زیر استفاده خواهید کرد تا ایمیل شما حالتی رسمی به خود بگیرد .

*To Whom it may Cancan
*Dear Sir / Madam

2. از گیرنده تشکر کنید

اگر شما ایمیل رسمی را در جواب یک ایمیل دیگر یا در پاسخ ؛ یک درخواست نوشته اید ، بایستی با یک تشکر آغاز نمایید . به عنوان مثال ، اگر کسی راجع به شرکت یا مجموعه ی شما سوالی مطرح کرده است می توانید برای تشکر از گیرنده از عبارات زیر استفاده نمایید :

*Thank you for Contacting X Company

اما اگر کسی به یکی از ایمیل ها و درخواست های شما پاسخ داده و اکنون می خواهید یک ایمیل رسمی برای پاسخی مجدد و ادامه ی ارتباط بنویسید می توانید از عبارت زیر برای تشکر استفاده کنید . این حالت بیشتر در مکاتبات دانشگاهی اتفاق می افتد که نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی در این قسمت از اهمیت زیادی برخوردار است :

*Thank you for your prompt reply
*Thanks getting back to me .

تشکر از گیرنده تاثیری مثبت رو می گذارد و از شما تصویری مودبانه و رسمی تر نمایش می دهد .

3. هدفتان را بیان کنید .

اگر در حال آغاز یک ارتباط با ایمیل رسمی هستید ممکن است تشکر از گیرنده غیر ممکن باشد . به جای آن با بیان هدفتان آغاز نمایید . عباراتی مانند زیر را در نظر بگیرید :

*I am writing to enquire about
*I am writing in reference to …

هدف خود واضح و سریع بیان کنید . در بیان هدف خود هنگام نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی از حاشیه رفتن خودداری نمایید و پس از بیان هدفتان به سراغ قسمتهای بعدی متن اصلی ایمیل بروید . به یاد داشته باشید که اکثر مردم خواهان خواندن ایمیل ها به شکل سریع هستند بنابراین جملات واضح و کوتاه بهترین گزینه ها برای شما هستند .

علاوه بر این ، مواردی مانند ساختارهای گرامری زبان انگلیسی ، املای درست لغات و علامت گذاری صحیح نیز نیازمند صرف دقت بالایی در ایمیل های رسمی زبان انگلیسی هستند تا بدین ترتیب تصویری رسمی و حرفه ایی از خود و یا مجموعه تان را منتقل نمایید .

لازم به ذکر است که با پیشرفت تکنولوژی ، نرم افزارها و یا افزوندهای زیادی نیز در دسترس هستند تا در هنگام بروز خطاهای املایی، گرامری و علامت گذاری به شما هشدار داده و یا حتی گزینه ی صحیح را به شما معرفی نمایند !

4. سخن پایانی خود را بیان کنید .

قبل از اینکه به ایمیل رسمی خود خاتمه دهید ، می توانید یکبار دیگر از خواننده ی ایمیل و مخاطب خود تشکر کرده و جملات پایانی را اضافه نمایید . عبارات زیر برای سخن پایانی بسیار مناسب بوده و در اغلب ایمیل های رسمی در زبان انگلیسی و نامه های رسمی به چشم می خورند :

*Thank you for your patience and cooperation
* Thank you for your consideration
*If you have any questions or concerns , do not hesitate to let me know
*I look forward to hearing from you ( soon ) .

5. با عبارات پایان بخش نوشته ی خود را تمام کنید .

* Best regards
* Sin cerely
* Thank you

مرحله ی پایانی نوشتن یک ، ایمیل رسمی ، نگارش عبارات مناسب به همراه نام خود است . عبارات فوق را می توان در دسته بندی ایمیل های رسمی دارای کاربرد دانست .

از بیان عباراتی مانند Best wishes و یا Cheers خودداری نمایید دیگر اینکه با مخاطب ایمیل دوستان صمیمی باشید . نهایتاً ، قبل از کلیک روی دکمه ی ارسال ، ایمیل رسمی انگلیسی خود را مرور کرده تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز در بهترین حالت خود است .

موسسه ی زبان انگلیسی آریاناپارس

موسسه ی زبان انگلیسی آریاناپارس با در اختیار داشتن اساتید مجرب ، فضای آموزشی مناسب و مفاد آموزشی منحصر به فرد شما را تا کسب امتیاز مطلوب در آزمونها و رسیدن به هدف دلخواهتان در زبان انگلیسی همراهی می کند .

جهت کسب اطلاعات بیشتر راجع به دوره های خصوصی و عمومی آنلاین حضوری و همچنین شرکت در تعیین سطح رایگان با مشاوران مجرب موسسه ی زبان انگلیسی آریاناپارس تماس حاصل نمایید .